Gemäß § 40 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) kann der Arbeitgeber bestimmte Leistungen an den Arbeitnehmer pauschal besteuern, wodurch die Leistungen einerseits nicht mehr der Lohnsteuer unterliegen und andererseits die Leistungen auch beitragsfrei für die Sozialversicherungsbeiträge werden, mithin hierauf keine Beiträge an die Krankenkasse für die Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegepflichtversicherung zu leisten sind.
Zu solchen Leistungen gehören neben der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von Datenverarbeitungsgeräte und die Kosten für Zubehör, den Internetzugang und die Internetnutzung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass diese Leistungen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies bedeutet, dass keine Gehaltsumwandlung möglich ist, sondern der Betrag auf den bisher gezahlten Arbeitslohn on top geleistet werden muss, beispielsweise im Rahmen einer Vereinbarung zur Gehaltserhöhung oder bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vereinbart wird. Die Formulierung „zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ dürfte letztlich auch dahingehend zu verstehen sein, dass diese zusätzliche Leistungen nicht für die Berechnung des Mindestlohnes heranzuziehen sind, weil der Arbeitnehmer einen Anspruch daran hat, dass ihm mindestens der Mindestlohn gezahlt wird.
Die pauschale Lohnsteuer, die der Arbeitgeber trägt und nicht vom Bruttolohn einbehalten wird, beträgt in diesen Fällen 25 Prozent.
Beispiel:
Der Arbeitgeber erwirbt für den Arbeitnehmer einen Laptop für 1.999 Euro brutto und übereignet ihm diesen. Daneben erwirbt er auch eine Tastatur, ein Flexboard, ein Touchpad und einen Pencil für insgesamt 397 Euro und übereignet auch dieses Zubehör dem Arbeitnehmer. Da der Arbeitnehmer seine Wohnung neu bezogen hat, muss er für den Internetzugang einmalig 100 Euro bezahlen. Diesen Betrag übernimmt der Arbeitgeber. Schließlich kostet der Internetzugang bei der Deutschen Telekom monatlich 29,99 Euro. Hierin ist enthalten die Telefon- und Internetnutzung. Der Arbeitnehmer bestätigt dem Arbeitgeber, dass er kein Festnetztelefon verwendet, sondern den Telefonanschluss ausschließlich für den Internetzugang verwendet.
Der Arbeitgeber kann sich zunächst aus den Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör die Vorsteuer (in der Rechnung ausgewiesene Umsatz) ziehen; Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Rechnung auf seinen Namen ausgestellt worden ist, mithin er im ersten Schritt Laptop und Zubehör erworben hat. Nach der Übereignung an den Arbeitnehmer kann er diese Zuwendungen pauschal mit 25 Prozent lohnversteuern, mithin er zahlt eine pauschale Lohnsteuer von (25 % von 2.396 Euro = ) 599 Euro. Die Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör und die pauschale Lohnsteuer sind für ihn Betriebsausgaben. Beiträge zur Krankenkasse und zur Renten- und Arbeitslosenversicherung, ebenso zur Pflegepflichtversicherung fallen dagegen nicht an. Das gleiche gilt hinsichtlich der Kosten für den Internetzugang. Ebenso besteuert er pauschal die Erstattung von 29,99 Euro für die monatliche Internetnutzung monatlich. Er kann auch nur einen Teil dieser Kosten tragen, beispielsweise 10 Euro monatlich.