Lohnoptimierung: Urlaubsgeld

17.Jan.2023

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern Urlaubsbeihilfen gewähren und diese pauschal besteuern. Mit der Pauschalsteuer ist die Lohn- und Einkommensteuer abgegolten, ebenso fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Erholungsbeihilfen sind Bar- oder Sachzuwendungen, die ausschließlich zur Förderung der Erholung den Arbeitnehmern gewährt werden. Die Erholungsbeihilfen dürfen im Kalenderjahr insgesamt nicht übersteigen:
– 156 Euro für den Arbeitnehmer,
– 104 Euro für dessen Ehegatten,
– 52 Euro für jedes eingetragene Kind.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist verheiratet und hat zwei schulpflichtige Kinder. Arbeitgeber G zahlt A in dem Monat, in dem Ostern ist, eine Erholungsbeihilfe von 364 Euro. Diese versteuert G mit 25 Prozent. G hat damit Betriebsausgaben von 364 Euro Erholungsbeihilfe + 91 pauschale Lohnsteuer. A hat 364 Euro mehr netto.

Die oben genannten Beträge sind Freigrenzen, d. h. die Pauschalierungsmöglichkeit entfällt, wenn die Grenze überschritten wird. Werden im Jahr mehrere Beihilfe gezahlt, mithin beispielsweise zu Ostern 100 Euro und zu Weihnachten noch einmal 150 Euro, wird eine bereits durchgeführte Pauschalierung nicht rückgängig gemacht, wenn erst durch die weitere Beihilfe die Freigrenze überschritten wird. Als Kind wird jedes Kind berücksichtigt für welches im Monat der Zahlung der Erholungsbeihilfe ein Anspruch auf Kindergeld oder Kinderfreibetrag besteht. Ehegatte ist auch der getrennt oder in Scheidung lebende Ehegatte.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfe zu Erholungszwecken der betreffenden Person verwendet wird. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird, mithin kurze Zeit vor oder nach dem Urlaub gezahlt wird. Als Urlaub reichen einige freie Tage wie z.B. Ostern und Weihnachten aus. Der Urlaub kann auch zu Hause stattfinden. Zwar kann auch für einen Ehegatten, der zum Arbeitnehmer in Scheidung lebt, eine Erholungsbeihilfe gezahlt werden; dann muss der Arbeitgeber aber auch beweisen, dass die Erholungsbeihilfe für die Erholung des Ehegatten verwandt worden ist. Gleiches gilt, wenn der Urlaub sehr kurz ist (1 oder 2 Tage); hier müsste der Arbeitgeber sich einen Verwendungsnachweis vom Arbeitnehmer geben lassen.

Lohnoptimierung: Erstattung der privaten Internetkosten

Gemäß § 40 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) kann der Arbeitgeber bestimmte Leistungen an den Arbeitnehmer pauschal besteuern, wodurch die Leistungen einerseits nicht mehr der Lohnsteuer unterliegen und andererseits die Leistungen auch beitragsfrei für die Sozialversicherungsbeiträge werden, mithin hierauf keine Beiträge an die Krankenkasse für die Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegepflichtversicherung zu leisten sind.

Zu solchen Leistungen gehören neben der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von Datenverarbeitungsgeräte und die Kosten für Zubehör, den Internetzugang und die Internetnutzung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass diese Leistungen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies bedeutet, dass keine Gehaltsumwandlung möglich ist, sondern der Betrag auf den bisher gezahlten Arbeitslohn on top geleistet werden muss, beispielsweise im Rahmen einer Vereinbarung zur Gehaltserhöhung oder bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vereinbart wird. Die Formulierung „zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ dürfte letztlich auch dahingehend zu verstehen sein, dass diese zusätzliche Leistungen nicht für die Berechnung des Mindestlohnes heranzuziehen sind, weil der Arbeitnehmer einen Anspruch daran hat, dass ihm mindestens der Mindestlohn gezahlt wird.

Die pauschale Lohnsteuer, die der Arbeitgeber trägt und nicht vom Bruttolohn einbehalten wird, beträgt in diesen Fällen 25 Prozent.

Beispiel:

Der Arbeitgeber erwirbt für den Arbeitnehmer einen Laptop für 1.999 Euro brutto und übereignet ihm diesen. Daneben erwirbt er auch eine Tastatur, ein Flexboard, ein Touchpad und einen Pencil für insgesamt 397 Euro und übereignet auch dieses Zubehör dem Arbeitnehmer. Da der Arbeitnehmer seine Wohnung neu bezogen hat, muss er für den Internetzugang einmalig 100 Euro bezahlen. Diesen Betrag übernimmt der Arbeitgeber. Schließlich kostet der Internetzugang bei der Deutschen Telekom monatlich 29,99 Euro. Hierin ist enthalten die Telefon- und Internetnutzung. Der Arbeitnehmer bestätigt dem Arbeitgeber, dass er kein Festnetztelefon verwendet, sondern den Telefonanschluss ausschließlich für den Internetzugang verwendet.

Der Arbeitgeber kann sich zunächst aus den Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör die Vorsteuer (in der Rechnung ausgewiesene Umsatz) ziehen; Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Rechnung auf seinen Namen ausgestellt worden ist, mithin er im ersten Schritt Laptop und Zubehör erworben hat. Nach der Übereignung an den Arbeitnehmer kann er diese Zuwendungen pauschal mit 25 Prozent lohnversteuern, mithin er zahlt eine pauschale Lohnsteuer von (25 % von 2.396 Euro = ) 599 Euro. Die Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör und die pauschale Lohnsteuer sind für ihn Betriebsausgaben. Beiträge zur Krankenkasse und zur Renten- und Arbeitslosenversicherung, ebenso zur Pflegepflichtversicherung fallen dagegen nicht an. Das gleiche gilt hinsichtlich der Kosten für den Internetzugang. Ebenso besteuert er pauschal die Erstattung von 29,99 Euro für die monatliche Internetnutzung monatlich. Er kann auch nur einen Teil dieser Kosten tragen, beispielsweise 10 Euro monatlich.

Lohnoptimierung: Doppelte Auslöse als monetärer Anreiz

16.Jan.2023

In Zeiten, in denen gute qualifizierte Handwerker, Bauarbeiter und sonstige Außendienstmitarbeiter gesucht werden, bieten sich die steuerlichen Regelungen zur sogenannten Auslöse als finanzieller Anreiz an. Was viele Handwerks- und Baufirmen häufig nicht wissen: Neben der steuerfreien Zahlung der Verpflegungsmehraufwandspauschale kann der Arbeitgeber den doppelten Betrag zahlen und diesen pauschal mit 25 Prozent versteuern. Mit der pauschalen Lohnsteuer entfallen dann die Sozialversicherungsbeiträge hierauf.

Werden Arbeitnehmer außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig oder haben keine erste Tätigkeitsstätte – sogenannte Auswärtstätigkeit (z.B. Bauarbeiter und Handwerker auf Baustellen; Dienstreisen), so kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer länger als 8 Stunden von der Wohnung entfernt unterwegs ist, bzw. bei einer mehrtägigen Dienstreise für den An- und Abreisetag 14,00 Euro als Verpflegungsmehraufwand bezahlen, ohne dass es eines Nachweises hinsichtlich des Mehraufwandes bedarf; ist der Arbeitnehmer sogar 24 Stunden, mithin den ganzen Tag, von zu Hause entfernt (auswärtige Übernachtung), kann der Arbeitgeber sogar 28,00 Euro pro Tag bezahlen. Diese Zahlungen sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber braucht also keine Lohnsteuer hierauf einzubehalten und keine Krankenkassen-, Rentenversicherungs- bzw. Arbeitslosenversicherungsbeiträge hierauf bezahlen. Der Arbeitgeber kann davon abweichend auch einen höheren Betrag als sogenannte Auslöse bezahlen. Dabei besteht bis zum doppelten Betrag die Möglichkeit, diesen Betrag pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu versteuern, die der Arbeitgeber trägt. Mit der pauschalen Lohnsteuer ist die Lohn- und Einkommensteuer abgegolten. Darüber hinaus fallen dann auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Wird der Arbeitnehmer im Ausland tätig, gelten die besonderen, höheren Beiträge entsprechend.

Für den gleichen Ort sind die Verpflegungsmehraufwendungen ohne Unterbrechung längstens für 3 Monate steuerfrei. Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die Frist von Neuem.

Beispiel 1: Der Bauarbeiter fährt am Montag von seiner Wohnung in Sachsen nach München auf die Baustelle, übernachtet schließlich in der Nähe von München, um auch die nächsten Tage dort zu arbeiten. Am Freitag fährt er von der Baustelle wieder nach Hause nach Sachsen. Für diese Woche kann der Arbeitgeber ihm 112 Euro als Auslöse zahlen. Dieser Betrag wäre lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Er könnte aber auch den doppelten Betrag, mithin 224 Euro bezahlen und 112 Euro davon pauschal mit 28 Euro (25 Prozent) besteuern. Dann wären auf den gesamten Betrag keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Der Arbeitgeber hätte einen Aufwand von 252 Euro, der Arbeitnehmer bekäme 224 Euro netto ausgezahlt.

Beispiel 2: Der Dachdecker fährt von montags bis freitags auf die Baustelle in der Nachbarstadt, um dort ein Haus neu einzudecken; er arbeitet jeden Tag mindestens 8 Stunden und ist deshalb jeden Tag länger als 8 Stunden von zu Hause entfernt. Der Arbeitgeber kann ihm für diese Woche eine steuerfreie Auslöse von 70 Euro bezahlen. Er kann ihm auch 140 Euro bezahlen und den Betrag von 70 Euro pauschal mit 25 Prozent versteuern. Der Arbeitgeber hätte dann 57,50 Euro Betriebsausgaben und beim Arbeitnehmer kommen hiervon 140 Euro netto an.